Como evitar slides con demasiada información

Uno de los mayores males de las presentaciones es que terminamos con slides con demasiado texto, las cuales simplemente actúan como recopilatorio de información y no son en absoluto un buen vehículo para que tu audiencia te escuche.

La principal razón por la que son «malas slides» es porque leemos a una velocidad mayor que la que el orador es capaz de transmitir con su lenguaje verbal y no verbal. La diferencia es enorme. Escuchamos a 150 palabras por minuto, mientras que leemos a 300 palabras por minuto. Por lo tanto, cuando vemos un texto en una pantalla, a nuestro cerebro le es más fácil leer que escuchar, y siempre va a querer hacer lo más sencillo para el. Es decir, el orador llega a «molestar» cuando lee la slide por encima para contarnos lo que contiene.

¿Cómo llegamos a esto? Por múltiples razones. La más importante es que no tenemos mucho tiempo para crear nuestras presentaciones y copiamos y pegamos textos de otros documentos. También la inseguridad de no tener en la slide toda la información que queremos transmitir nos lleva a volcar demasiada información.

¿Como evitar poner demasiado texto en las slides entonces?

Utilizando un método sencillo que tanto a mi como a mis alumnos les funciona muy bien y que se basa en analizar que información quieres transmitir. Voy a ir ilustrando cada paso con slides de ejemplo, pero teneis el proceso entero en esta presentación en SlideShare.
Como evitar demasiado texto en tus slides from Como Presentar

Paso 1: «Una idea por slide»

Siempre tienes que tener «una idea por slide». Da igual si es de muy alto nivel, pero alguna idea, concepto o mensaje tiene que gobernar la slide.

Si aparecen varias ideas/mensajes de alto nivel en una slide, los cuales pueden ser divididos en dos slides….¡¡HAZLO!! Te será muchísimo más sencillo de transmitir que empacar toda la información dentro de una sola slide.

En nuestro ejemplo hay claramente dos grupos de información, pero siendo el mensaje clave «Factores clave para la rentabilidad del proyecto XYZ», toda la información del bloque de arriba sobra.

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Paso 2: Eliminar la prosa.

Los textos en una presentación tienen que asemejarse más al lenguaje de titular periodístico, eliminando lo superfluo y dejando los conceptos y palabras clave básicos para entender el mensaje.

Paso 3: Agrupación de la información

Una vez identificado, la información que tienes en la slide describirá esa idea y siempre o casi siempre puedes identificar grupos de información dentro de la slide. Ya sea por información cuyo origen o causa es único (pertenencia) o porque ocurre en diferentes momentos (cronología), o en diferentes lugares (geográfico) o por tener algo en común con otros elementos (agrupación).

Estos cuatro principios podemos utilizarlos para dividir esos grupos de información y comenzar a tener grupos de información que podemos dividir en cajas o áreas visuales en nuestra slide.

En este caso, algunos de los factores tienen lugar ANTES del proyecto y otros tienen lugar DURANTE el proyecto. Los identificamos y los agrupamos convenientemente.

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Paso 4: Utiliza la comunicación visual

Una slide tiene que comunicar algo incluso sin leerla. Dos opciones, un flujo temporal, etc… los metadatos que existen en cualquier agrupación visual de información son esenciales tanto para la transmisión de la información y tus mensajes como para potenciar la capacidad de memorización de tu audiencia.

En otro post hace tiempo explicaba el Crea Slides Efectivas con el Método Squint para crear slides que comunican por si mismas sin necesidad de leer nada. Eso es importantísimo y muy útil en este proceso ya que alguna de las distribuciones planteadas en el Método Squint seguro que aplican a las distintas agrupaciones que has encontrado. Elige una y aplícala.

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Paso 5: Relaciona la información agrupada con tu mensaje clave

No siempre se puede, pero si es posible, relaciona tu mensaje principal con las agrupaciones de información que has generado. Por ejemplo: Si tu mensaje principal es explicar los factores clave y tienes dos grupos (como en este ejemplo), utiliza una relación jerárquica para incluir el mensaje dentro de los elementos de comunicación como un elemento más.

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Y ya no puede haber excusas del estilo a «Es que mis presentaciones son a comités de dirección y no puedo usar imágenes y poco texto». Con esta sencilla técnica podrás transformar cada una de tus slides con mucho texto en armas de comunicación visual que no aburran a tu audiencia.

¿Que otros trucos utilizas tu para no incluir demasiado texto?[/fusion_builder_column][/fusion_builder_row][/fusion_builder_container]